Nur Solekhah
10/309363/PTK/07086
Pendahuluan
Pemanfaatan teknologi informasi pada setiap kegiatan penyelenggaraan pemerintahan dilaksanakan untuk menuju good governance. Konsep good governance ini memerlukan sistem yang mampu mengakomodir kebutuhan pelayanan yang cepat, tepat dan tidak berbelit-belit. Dengan penggunaan sistem informasi dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan yang baik termasuk otomatisasi dalam penanganan sistem kepegawaian.
Menurut Sutabri (2008), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Kebutuhan informasi yang cepat dan akurat sangat diperlukan untuk mendukung terlaksananya setiap fungsi dari unit organisasi. Menurut Gordon B. Davis (1999), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Untuk itu sebuah informasi dikatakan berkualitas jika data tersebut memiliki kriteria sebagai berikut :
1. Relevan artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Apabila kebutuhan informasi untuk suatu organisasi maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.
2. Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Keakuratan informasi biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama data tersebut dianggap akurat.
3. Lengkap artinya bahwa informasi yang diperoleh menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian.
4. Tepat waktu artinya informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi.
Informasi yang relevan, akurat, lengkap dan tepat dapat diperoleh dengan mengoptimalkan penggunaan sistem dan teknologi informasi.
Latar Belakang
Ketersediaan sumber daya manusia merupakan bagian terpenting dalam pelaksanaan fungsi dan tugas suatu organisasi. Fungsi esensial manajemen sumber daya manusia adalah memastikan agar organisasi dapat mencapai tujuan-tujuan strategisnya dengan memiliki sumber daya manusia yang dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi secara kuantitas maupun kualitas, kompeten dan menghasilkan kinerja yang efektif hingga superior pada jabatan dan peranan masing-masing serta berkontribusi optimal dalam memajukan organisasi. (Syaiful F. Prihadi, 2004). Pengelolaan aspek manajemen sumber daya manusia dalam lingkup pemerintahan dapat dikelola dan dilaksanakan dengan optimal sehingga proses pengelolaan yang dilakukan secara konvensional sudah tidak efektif dan efisien. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, pemerintah telah menetapkan kebijakan sistem e-government mencakup pengembangan sistem informasi manajemen di bidang kepegawaian yang dikenal dengan istilah SIMPEG, di mana penggunaannya diharapkan dapat menjadikan proses pelaksanaan PNS berlangsung secara lebih optimal, efisien dan efektif.
Tujuan
Secara umum Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dalam lingkup pemerintahan dilaksanakan dengan tujuan :
1. Untuk mendukung Sistem Manajemen Pegawai yang rasional dan pengembangan sumber daya manusia di aparatur pemerintah.
2. Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
3. Menyediakan informasi pegawai yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian pegawai.
4. Membantu kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian.
Manfaat
Pelaksanaan kegiatan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian tidak hanya terbatas pada pengoperasin program untuk memasukkan data, tetapi harus didukung dengan daya kerja yang efisien dan akurat sehingga memiliki manfaat :
1. Pelacakan informasi data seorang pegawai akan mudah dan cepat.
2. Pembuatan laporan yang bersifat rutin dan berkala akan cepat dan mudah dikerjakan.
3. Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan pensiun di masa mendatang.
4. Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan naik pangkat dan mengetahui daftar kenaikan gaji berkala di masa mendatang.
5. Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian.
6. Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai dengan cepat dan akurat.
7. Mengetahui dan merencanakan penyebaran pegawai.
8. Merencanakan penerimaan pegawai baru
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)
SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) didefinisikan sebagai Sistem Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian. (Priyanto, 2008). SIMPEG sebagai aplikasi penyedia informasi kepegawaian menangani manajemen data kepegawaian yang memiliki banyak kelebihan dengan kemampuan sebagai berikut :
1. Pemrosesan data informasi kepegawaian yang cepat dengan komputerisasi pemrosesan data dapat dilakukan dengan cepat.
2. Informasi yang diproses akurat karena adanya berbagai validasi dan control.
3. Informasi yang disampaikan lebih ringkas dan dapat dicari dengan cepat karena tersimpan dalam media penyimpanan yang dapat diakses setiap saat.
4. Informasi lebih terjamin keamanannya, dengan adanya validasi pemakai dan level tingkat pemakai, sehingga hanya pemakai yang berhak saja yang bisa menggunakan informasi kepegawaian.
5. Pemeliharaan informasi kepegawaian relatif mudah dan sederhana serta dapat digunakan untuk mengukur kinerja pegawai dalam mengolah dan menjalankan proses-proses kepegawaian.
Aplikasi SIMPEG dirancang untuk membantu dan mempermudah tugas-tugas pegawai yang berkaitan dengan kepegawaian, antara lain :
1. Menyediakan informasi kepegawaian yang cepat, tepat, akurat dan up to date
2. Menyediakan proses pencarian data berdasarkan kriteria-kriteria tertentu
3. Melakukan tugas-tugas rutin update data kepegawaian, misalnya update data kegiatan pegawai, meng-upload dan mengelola dokumen kegiatan ataupun berkas usulan, menangani kenaikan pangkat, penilaian angka kredit, kenaikan jabatan, penanganan surat masuk dan keluar.
4. Transfer data kepegawaian antar bagian.
Untuk memanfaatkan aplikasi SIMPEG membutuhkan validasi user setiap kali menjalankan SIMPEG. Proses ini dilakukan dengan cara login yang merupakan gerbang user untuk masuk ke dalam sistem. Dengan menu login maka informasi lebih terjamin keamanannya sehingga hanya pemakai yang berhak saja yang dapat menggunakan informasi kepegawaian.
Gambar Login User
Pada umumnya SIMPEG mencakup proses yang berkaitan dengan perencanaan pegawai, administrasi pegawai, evaluasi kinerja pegawai, pendidikan dan pelatihan, dan pensiun.
Gambar Fitur Aplikasi SIMPEG
Perencanaan pegawai merupakan suatu proses analisis dan simulasi kebutuhan pegawai yang dimiliki organisasi dikaitkan dengan pengembangan kegiatan di masa mendatang yang berkaitan dengan pengadaan dan penempatan pegawai. Proses perencanaan pegawai mencakup antara lain pembuatan rekapitulasi untuk analisis dan simulasi yang diolah dari data kepegawaian untuk memperoleh gambaran kekuatan sumber daya manusia yang dimiliki, proses pengadaan pegawai atau rekruitmen yang pada dasarnya merupakan pengumpulan biodata dan proses alokasi yaitu dengan data yang dimiliki dapat dilakukan analisis kebutuhan penempatan pegawai ke posisi yang lebih tepat.
Administrasi pegawai adalah proses pengumpulan data yang berhubungan dengan kepegawaian yang mencakup proses perekaman data kepegawaian yang meliputi antara lain biodata pegawai, riwayat kepangkatan, jabatan, pendidikan formal, pendidikan penjenjangan, keahlian, pelatihan yang pernah diikuti, daftar keluarga, hasil medikal kesehatan, hukuman dan penghargaan.
Gambar Data Salah Satu Pegawai
Evaluasi kinerja pegawai berkaitan dengan perencanaan kerja pegawai beserta beban penilaian atas hasil pekerjaan sehingga dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yang lebih obyektif yang merujuk berbagai fakta yang telah ditentukan sebelumnya.
Pendidikan dan pelatihan mencakup perencanaan kebutuhan pendidikan yang akan diikuti oleh pegawai yang berkaitan dengan tugas dan tanggungjawab serta realisasi pendidikan yang berupa pencatatan data pendidikan yang pernah diikuti.
Pensiun berkaitan dengan berakhirnya masa kerja pegawai baik secara normal atau karena hal lainnya. Untuk itu dilakukan penyimpanan data pegawai yang pernah bekerja pada suatu organisasi.
Kesimpulan
Pemanfaatan sistem informasi manajemen kepegawaian dapat membantu dan mempermudah pengguna dalam hal ini pegawai bagian operasional, pimpinan dan pihak yang membutuhkan data dalam penyajian informasi data kepegawaian. Dengan aplikasi SIMPEG dapat meningkatkan efisiensi dan mempermudah pengolahan, pencarian dan pelaporan data pegawai di instansi pemerintah sebagai bahan pertimbangan pimpinan berkaitan dengan pengembangan karir dan kinerja pegawainya. Kebijakan sistem e-government mencakup pengembangan sistem informasi manajemen di bidang kepegawaian dapat berlangsung lebih optimal, efisien dan efektif.
Referensi :
Sutabri, 2004, Analisis Sistem Informasi, Andi
Marimin, Hendri Tanjung, Haryo Prabowo, 2006, Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia, Grasindo
Prihadi, Syaiful F., 2004, Assessment Centre Identifikasi, Pengukuran dan Pengembangan Kompetensi, Gramedia
Davis, Gordon B., 1999, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Pustaka Binaman Pressindo
Priyanto, Eko, 2008, Pengantar Sistem Informasi Manajemen Pegawai, http://www.gecko.web.id/implementasi-ti/pengantar-sistem-informasi-manajemen-pegawai/, diakses tanggal 22 Maret 2011.
Chaerudin, 2008, Sistem Informasi Kepegawian (SIMPEG), http://chaeruddin.com/pengembangan-sistem-informasi-kepegawaian-simpeg/, diakses tanggal 22 Maret 2011
Kurniawan, Yansyah Efri, 2010, http://blog.binadarma.ac.id/kurniawan/?p=53, diakses tanggal 23 Maret 2011
N003r's Blog 